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          關于預算,財務需要理解的四個問題

          2024-03-02 8:35  責編:高頓咨詢  瀏覽:198
          來源 會計網
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          當企業發展到一定階段的時候,老板就會萌生采用預算進行管理的念頭。財務部接到老板的任務后,就會風風火火地開展一系列預算相關工作,最終也編制出了年度預算,但往往在預算執行的過程中,會出現各種各樣的問題導致預算失控或失效,最終老板會把預算管理無效的原因歸結于財務部的能力不足。

          為什么會出現這樣的結果?原本老板想要預算的初衷是好的,但大多數情況下最終的結果都是一地雞毛。

          我認為在盲目開展預算工作前,財務人員要想明白以下四個問題:為什么要做預算?誰來做預算?怎么做預算?預算做完就完了嗎?這四個問題的答案明確了,可以避免很多預算會遭遇的‘坑’,讓預算管理順利開展。

          財務需要理解的四個問題

          Q1:為什么要做預算?

          預算通常是隨著企業發展而產生出的管理需求,企業發展意味著業務量增長或開始進行多元化發展,組織結構的層級開始增加,管理幅度變廣,管理層決策面臨更加復雜的內外部環境,這時為了在企業內進行更加有效的資源配置,管理層就期望通過預算管理來解決所面臨的問題和困境。所以預算管理的目的是為了企業資源的合理有效配置,同時也是為了滿足企業發展的管理需求。

          但很多時候,管理層可能會把預算作為挽救企業困境的稻草,對預算管理的效果抱有過于樂觀和理想化的預期。這樣主觀上夸大預算的作用,認為預算管理是萬能的,而忽略企業的管理水平和財務基礎是否滿足預算管理的條件,最終會導致預算管理無法達到期望而判定預算沒有用。也會有部分管理層或是部門負責人無法認識到預算的作用,從而輕視甚至忽視預算管理,這樣他們就會成為企業推行預算管理過程中的最大障礙,導致預算管理最終淪為形式。

          所以對于“為什么要做預算”這個問題,對于預算的作用以及期望,在公司內部至少要達成一致。管理層和參與預算的各部門對于預算的認知要拉齊,因為每個人的財務基礎不同,可能對于預算管理的理解也有偏差,這時就需要財務部門進行相關知識和財務意識的灌輸,不求這些非財務人員能夠完全理解預算編制的邏輯,但至少要讓他們明白預算管理的重要性,讓預算得到公司上下的重視。

          特別需要注意的是,預算管理的推行是由上而下的,最重要的是需要得到管理層的重視和支持。管理層的支持意味著財務部門能夠得到相應的權限,方便在預算編制和執行的過程中收集信息和解決相應的問題。管理層的態度也會直接影響企業內員工對于預算的態度,得不到管理層的支持,預算管理就無法順利推行。

          Q2:誰來做預算?

          首先需要明確,預算編制不是財務部門自己可以獨立完成的。所以不要在接到預算任務時,就大包大攬地獨自完成預算編制,這樣并不能彰顯財務部的專業水平,因為編制出的結果沒有任何意義,只是單純的數字游戲。

          預算管理最關鍵的一點在于全員參與,這就意味著公司上下全員對于預算都是認同的,這種認同不僅是認同預算管理的作用,也包括對預算編制結果的認同。

          想要讓其他部門認同預算編制的結果,那么預算編制的工作就不能由財務部門來完成。財務部雖然可以看到完整詳細的歷史財務數據,但對于行業動向、企業戰略等內外部環境的變化,能接觸到的信息往往比較少也很滯后。所以預算編制需要企業各部門都進行參與,尤其是直接對收入負責的業務端。

          可以考慮由財務部按照企業的戰略以及業務模型來搭建預算模板,然后發送給各部門進行數據填寫。在填寫的過程中也可以進一步收集部門的需求和問題,進行模板的調整,使其能夠更加貼近業務情況。這種方式需要財務在搭建模板的過程中考慮到非財務人員使用的便捷性,太過復雜的模板需要財務花費大量時間精力來進行講解和培訓,也會影響其他部門的編制效率,拖慢整體預算進度。

          另一種方式就是由各部門按照自己的想法進行預算編制,財務部需要明確預算需要包含的基本內容,例如收入成本需要細分到產品、所有的項目都要按月進行編制等等,然后再將收集到的預算轉化為財務模板。這種方式會增加其他部門的便捷性,將工作量集中到財務部門,當企業規模不大的時候可以考慮此種方式。

          預算編制的過程由財務部協同其他部門一起完成,一方面會讓財務部更加了解其他部門對于未來一年的規劃以及業務模式和存在的問題,另一方面也增加了其他部門對于預算的認同,有利于后續進行預算管理。

          Q3:怎么做預算?

          編制預算前,首先需要確定企業的戰略,戰略決定未來一年發展的總目標,也決定企業的組織架構是否需要調整,這些都會對預算編制產生影響,所以需要在預算編制前進行確定。如果企業處于發展早期階段,對于戰略規劃并不是很明確,那么至少也需要確定企業的基本目標和組織架構。

          戰略確定后,預算就有了方向,這時需要財務部搭建初步的預算模板,同時收集各部門、各項目的歷史數據。歷史數據可以作為各部門編制下一年度預算的重要參考,預算模板可能會根據各部門的需求進行細節調整,但大體的架構并不會改變。

          預算模板搭建完成后,填好相應的歷史數據,這時就可以進行預算啟動??梢圆捎妙A算啟動會的方式,將各部門參與預算編制的人員以及企業管理者集中在一起,針對預算的意義、預算的時間安排、預算模板的使用講解等進行公開闡述,方便大家了解預算相關的工作安排,以便各部門對工作進行調整和配合。也可以不采用預算啟動會的方式,而是各部門單獨進行溝通。

          接下來就是各部門進行預算編制,編制期間財務可能需要解答相關問題,按照預算安排的時間節點進行各部門編制預算收集并匯總,標注其中存在問題的方面,與管理者進行初步溝通。根據管理者的意見需要跟相應部門進行深入溝通,針對部分預算指標進行調整,然后再次收集和匯總數據。這種調整的過程可能需要一段時間,經歷幾次的反復匯總,最終才能將預算定稿。

          預算編制大致上是遵循上述流程進行的,忽略任何步驟都會導致預算結果不理想,反復調整的過程雖然會增加很多工作量,但這種調整一方面是部門和管理者之間的博弈,另一方面也是雙方對于企業發展戰略認識的加深。

          如果是中小企業,還需要關注的重要問題是:不必追求預算的全面。我們可以試想一下,一家剛成立不久的公司,采用全面預算進行管理,預算編制包含的銷售預算、采購預算、資金預算、利潤預算、項目預算等一樣不少,這樣就能保證預算有效嗎?答案肯定是否定的,這樣大張旗鼓地追求所謂的‘全面’,反而會讓預算失效,變成一個好看的模板。

          預算管理需要結合企業目前所處的發展階段、企業迫切需要解決的問題以及管理層需求來進行設計,并不是越全面越好、越復雜越好。

          如果是初創企業,業務模式尚在摸索階段,這種情況下編制收入預算有意義嗎?可能資金預算和費用預算更能幫助管理層解決問題,因為資金的有效利用可以讓企業維持更長的時間來尋找盈利模式,而費用預算可以幫助管理層來控制各部門的支出,避免資源浪費。如果企業的業務模式非常穩定,利潤率基本是一定的,那么這時管理層更加關注的是收入預算,目前的資源狀況可以維持多高的收入增長?當收入增加到何種水平時,企業需要追加相應的資源來維持運營?或許不需要全面預算,單模塊或是幾個模塊的預算就可以幫助管理者進行規劃和控制。

          當企業進一步發展的時候,單一模塊的預算就不能滿足管理者的需求,就需要企業整體的收入、利潤以及資金預算。同時為了確保預算的執行,會將預算目標與績效指標相結合,這樣預算的完成情況就會和個人利益掛鉤,增加各部門對于預算的重視程度,同時也增加預算作為管理手段的管理強度。

          如果企業的規模已經擴張為多元化集團,這時預算就會進化為戰略預算。預算與戰略的結合度變得更高,因為企業發展所面臨的狀況變得更加復雜,需要站在更高點進行整體的規劃。預算也不僅僅是對于下一年度的規劃,而是根據戰略進行更長久的計劃。

          不同企業所處的行業、發展階段、業務模式都有所區別,所以預算并沒有通用的模板,即使同行業的企業,也不能完全適用一套模板。財務人員需要按照企業的實際情況進行定制化模板的搭建,可以借鑒、參考一些思路,但模板不能完全照搬。根據不合適的模板計算得出的數據會與實際產生偏差,影響預算的執行。

          Q4:預算做完就完了嗎?

          預算編制僅僅是預算管理流程中的第一步,預算編制完成并且定稿后,還需要財務部進行預算執行的跟蹤和復盤。

          至少需要按月統計各部門預算執行情況,并且將信息與各部門同步,針對預算執行過程中的問題,特別是預算缺口和超額的項目,需要重點進行溝通。每季度對于預算執行情況進行復盤,分析預算差異原因,與管理層溝通存在的問題以及初步的解決方案。半年度需要依據情況,決定是否需要對年度預算進行調整,這種調整可能并非是整體數據的調整,而是對內部各部門、各項目、各業務之間的分配進行調整。年度終了時,需要對全年預算執行情況進行總結,結合績效等其他管理手段進行綜合評價。

          預算是在年初確定的,屬于相對靜態的數據,但如果行業的變化非常迅速,那么這種靜態預算可能就無法完全滿足管理者的需求。而預算的調整涉及很多方面,每月進行調整顯然是不現實的,那么通過月度滾動預測來輔助靜態預算,就可以讓數據更加貼近變化,更好地起到參考和支持作用。

          所以預算管理如果只截止到預算編制完成,那么這個管理鏈條就是不完整的,也無法發揮作用。預算管理的重心在于后續執行的持續跟蹤和及時復盤,通過預算管理中發現的問題來解決企業的潛在風險,提升運營效率。

          預算說簡單也簡單,說難也難。簡單的是基本理論,所有財務管理的科目都涉及到預算相關的基礎知識;難的是怎樣結合企業實際情況運用這些知識,而不是生搬硬套一些成熟企業的模板,這些模板可能確實經過了實踐的檢驗,但并不適合所有的企業。

          對于中小企業來說,預算管理可以有,但不適合大范圍鋪排。預算管理只是一種管理手段,過于追求預算形式,就會本末倒置,只能增加各部門的管理負擔,讓大家的精力偏離業務,對企業發展形成阻礙。

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