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          財務人員該如何提高自己的匯報能力

          2023-11-20 13:55  責編:高頓咨詢  瀏覽:498
          來源 會計網
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          首先說明,這篇文章是為財務人員寫的,但其觀點非財務人員也可參閱。

          工作中匯報是少不了的,匯報這事一般是指下級對上級說明情況。許多財務人員語言表達能力本來就不強,現在還要求他在上級面前陳詞,心中難免恐慌,更覺得匯報是件艱難之事。既覺得難,又必須做,于是一些財務人員用力過度,先是做漫無邊際的準備,浪費大量時間不說,匯報時又因鋪墊過長,又會給領導留下抓不住重點、講不清原委的印象。

          財務人員的匯報能力

          我聽國內某500強企業的高管講過他們公司的年終匯報。各業務板塊的負責人按順序給董事長陳述一年工作總結與來年工作展望,董事長軍人出身,雷厲風行,限定每位高管的匯報時間為10分鐘,到點了不管是否講完都必須下臺。

          年終匯報無疑是重要的匯報,它甚至會影響到各高管的績效考核。為了準備好這次匯報,每位高管都會悉心演練。高管們先是準備PPT匯報材料,材料由厚到薄、不斷濃縮,PPT從30頁壓縮為10頁,再從10頁壓縮為5頁,然后準備演講詞,刪減所有“假大空套”等贅述,并練習控制語速,確保把10分鐘時間填滿且把內容講完。

          這位高管說,這樣做下來,第一感覺是如同接受挑戰,臺上十分鐘,臺下幾星期;等匯報結束后,感覺不一樣了,陡然發現自己的工作思路更清晰了,千頭萬緒的工作,刪減掉枝枝蔓蔓,精華的內容原來就那么些。匯報要講清楚的就是這點精華的內容,自己工作需要聚焦的也是這點精華的內容。

          我聽完這位高管的講述,頗有感悟,這家企業的董事長應該說深悟匯報的精要,所以他才會提出如此富有挑戰性的要求。說清楚一件事情,只要聽者不煩,給匯報人的時間越多越有利。問題是,領導沒那么多時間聽下屬的長篇大論,怎么辦?掌控好時間是匯報的第一項學問,話可長可短,內容可粗可細,這要求匯報人反復咀嚼匯報材料、吃透匯報材料,領悟匯報材料的重點與事情的本質。

          一般來說,說清楚自己親身經歷過的事情相對容易一些,我們向領導匯報工作時未必所有事情自己都親力親為了。作為一級的領導,團隊做的事情都可納入自己工作匯報的范圍之內,這些事情中很多你可能只是蜻蜓點水般地介入了一下,細節未必那么清楚。如果這些事情需要作為素材寫入匯報材料,匯報人應該補補課,把不甚明了的細節打探清楚。

          寫匯報材料時,要注意兩點:一是匯報材料編排要有一定的邏輯,要用一根線串起來,提煉這根線的過程本身就屬于深入思考工作方向的過程;二是匯報材料的編排要運用模板化思維。

          先來說“線”的問題。

          如某公司財務經理寫2022年財務部工作匯報,標題定為《2022年財務部工作匯報》,這樣的標題就顯得俗套。因疫情影響,2022年該公司經營比較困難,財務部工作的重點是什么呢?重點是兩大主題:降本增效與穩現金流健康。這兩大主題即可視為串起匯報材料的主線。把這兩大主題提煉出來了,財務經理這匯報材料的標題不妨改為《為公司運營保駕護航,降本增效與穩現金流健康并舉》。

          再來說“模板化”思維的問題。

          財務人員可曾羨慕有些人口若懸河,話又說得層次分明呢?這些人卓越的演講才能可能有天賦使然,可也不宜夸大這天賦。把話說得頭頭是道、邏輯清晰,是可以后天培養的“模板化”技能,這技能是可以刻意訓練的。模板化是計算機時代財務工作輸出的基本要求,也應是財務人員的思維邏輯。我給財務人員一個建議,大家平時要注意訓練自己的模板化思維,并將這一思維用于表達之中。

          什么是模板化思維呢?直白點說就是分類與分層的思維。思考問題時,對原因和結果先分類別,再分層級,然后借助類別和層級展開細節。

          譬如說,導致導致問題發生的原因有12項,我們脫稿演講時,很難記全這12項原因。不用著急,我們不妨先把這12項原因分下類別,歸為四類:政策的原因、市場的原因、內部客觀的原因、內部主觀的原因。這四類原因每類對應三條具體原因,這樣記憶就省事多了。

          模板化思維有助于我們理順思路,也有助于我們條理化表達。細細觀察自己的工作輸出,你會發現模板化輸出多的工作我們理解得也更透徹。如果你覺得某項工作形成模板很困難,這恰恰說明你尚未掌握這項工作的規律性和邏輯性。

          念稿匯報與脫稿匯報,難度大不一樣。脫稿后侃侃而談,這是自信的表現,也是準備充分的表現。我建議財務人員要勇于脫稿匯報,先不說匯報講得如何,脫稿的這份勇氣就先加了幾分印象分。當然,脫稿不等于無稿,脫稿是手中無稿、心中有稿。要做到心中有稿,準備工作需要做得更扎實一些。

          鍛煉脫稿匯報能力,可以從背稿開始。先把想說的寫下來,再把寫下來的背下來,再將背下來的講出來。背,只是第一步,背下來后匯報人還應努力將書面語轉化為口語。這樣練習多了,以后匯報光打腹稿就行,無需再一字一句地寫匯報臺詞了。

          財務人員如何提高匯報能力,我還有最后一點建議:一切準備停當后,切記要“彩排”一遍。對于重要的匯報,“彩排”時可以請兩三個同事、朋友當你的聽眾,讓他們最后為你把把關,看看措辭、發音、語氣、語調有無不妥之處,最起碼可以請他們幫你糾正念白字。一不小心把“鴻鵠(hú)之志”說成了“鴻浩(hào)之志”,終究不是什么出彩的事。

          財務人員以后不要逢人就說自己“只會做、不會說”了,“不會說”是一項重要能力缺失,并不值得炫耀。茶壺里煮餃子,有貨倒不出,對等著吃餃子的人來說,餃子倒不出和沒餃子其實沒什么差別。

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